Home Office 2022 – Gekommen, um zu bleiben!

home office 2022

Top Tipps für das Home Office 2022

Bereits vor einigen Monaten haben wir Tipps für die Gestaltung eines perfekten Teams Meetings zusammengefasst. Stand heute ist die Corona-Pandemie leider nicht nur immer noch aktuell, sondern wird gefühlt in naher Zukunft so schnell auch nicht weichen. Das bedeutet für uns: wir verweilen weiterhin im Homeoffice! In diesem Blogartikel fassen wir für dich unsere Top Tipps für das Home Office zusammen und verraten dir, welche Updates dein remotes Arbeiten noch professioneller und effektiver gestalten! 

1. Vor dem Meeting

Einladung

    • Achte bereits beim Titel der Einladung darauf, dass du diesen passend zum Thema des Meetings wählst.
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    • In Teams gibt es auch die Möglichkeit, sich in das Meeting über das Telefonnetz einzuwählen (z.B. mit dem Handy oder Telefon). Du solltest darauf achten, dass du diese Option in deine Einladung integrierst.
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    • Ebenfalls solltest du eine Agenda für das Meeting beigefügen. Natürlich ist es auch möglich, einen gesonderten Agenda-Ordner anzulegen.  

Konferenzraum  

  • Konferenzoptionen entsprechend einstellen: Hier sollte u.a. geklärt werden, ob für das Meeting ein Wartebereich oder die „Anklopf“-Funktion sinnvoll wären. Auch Moderatoren und Präsentatoren sollten vor Beginn des Termins festgelegt werden sowie die jeweiligen Berechtigungen erteilt werden.

  • Darüber hinaus solltest du auch die Audio- und Kameraoptionen vor Beginn des Meetings abstimmen und entsprechend aktivieren bzw. deaktivieren.  

Hintergrund & Umgebung 

  • Wähle einen eigenen Hintergrund während eines Videocalls. Dies dient nicht nur zur Wahrung der eigenen Privatsphäre, sondern wirkt auch viel professioneller! Es gibt zum einen die Möglichkeit den Hintergrund verschwommen darzustellen. Zum anderen bietet Microsoft eine Auswahl an Hintergrundbildern, die als Filter eingesetzt werden können. Außerdem kannst auch ein ganz individuelles Hintergrundbild verwenden.

    In diesem Beitrag zeigen wir dir, wie du einen professionellen Hintergrund erstellen kannst und hier erfährst du, wie PowerPoint dir bei der professionellen Gestaltung deines Hintergrunds helfen kann. 

  • Zudem solltest du von der Noise Cancelling Option gebrauch machen, um störende Hintergrundgeräusche während eines Teams-Meeting zu entfernen. Wie das geht kannst du in diesem Beitrag nachlesen. 

Weitere Features

  • Nutze das Whiteboard in MS Teams: Mit diesem stehen dir zahlreiche Anwendungen zur Verfügung: Angefangen mit den Klassikern, wie den verschiedenen Stift-Funktionen, die das Zeichnen oder Schreiben per Maus oder mit dem Stift (z.B. beim Surface) ermöglichen, bis hin zum Schreiben über die Tastatur. Außerdem kannst du im Teams Whiteboard auch Notizzettel verwenden, Dokumente und Bilder hochladen und Reaktionen einfügen. Auch steht dir eine Auswahl an Vorlagen zur Verfügung, die du verwenden kannst. Das Beste daran ist, dass alle Kanal-Mitglieder die Änderungen im Whiteboard in Teams zeitgetreu sehen können.

  • Wie das geht, erfährst du hier.

  • Denk an deine Notizen! Unter „Besprechungsnotizen“ können vorab -oder auch während des Meetings“- Kommentare oder Anmerkungen eingefügt werden. Im Reiter „Dateien“ können für das Meeting benötigte Dokumente vorab hochgeladen werden. Mit dem Plus lassen sich weitere Reiter individuell hinzugefügt werden. 

 

2. Währenddessen 

Kamera Inhalte 

  • Profitiere von den Updates: Eine neue Kamera-Funktion in Teams ermöglicht eine intelligente Erfassung, mit der du Inhalte von physischen Whiteboards und Dokumenten während Besprechungen in hoher Qualität freigeben kannst. Dafür kannst du die Kamera deines Laptops, eine sekundäre USB-Webcam o.ä. verwenden. Genau wie in Microsoft Teams Rooms erkennt die intelligente Erfassungstechnologie das Objekt, schneidet es zu und rahmt es ein, während der Inhalt im Videostream verbessert wird. Personen, die sich vor dem Objekt befinden, können transparent gemacht werden, so dass jeder den Inhalt deutlich sehen kann.

  • Mobile Call-in nicht vergessen! Häufig sind Teilnehmer während des Meetings unterwegs und nehmen über das Handy teil. In solchen Situationen kommt es nicht selten vor, dass die Netzwerkqualität schlecht ist oder die Verbindung abricht. In solchen Fällen wird ein Hinweis mit zusätzlicher „Join by phone“-Option versendet. Wird dieser Option zugestimmt, wird automatisch in wenigen Sekunden eine Verbindung über das Telefonnetzwerk aufgebaut. Der Teilnehmer kann, zwar ohne Kamera, weiter am Meeting teilhaben. 

 

Aufzeichnung  

  • Diese Option kann bereits vor Beginn festgelegt werden. Sobald der erste Teilnehmer das Meeting betritt, beginnt die automatische Aufzeichnung. Vorteil ist, dass das Aufzeichnen, wenn es denn vorgesehen war, nicht vergessen wird. Der Nachteil ist, dass das Warten auf die Vollzähligkeit samt Small-Talk ebenfalls aufgenommen wird und höchstwahrscheinlich nicht relevant ist. Dies lässt sich im Nachhinein jedoch zügig beheben, indem man das Video nachträglich zuschneidet.  

 

Protokoll 

  • Vor Meeting-Beginn sollte der Protokollführer festgelegt werden. Dem Verantwortlichen stehen einige Varianten zur Verfügung, wie und wo das Protokoll geführt und abgelegt werden soll (z.B. direkt aus dem Outlook-Termin heraus das Protokoll in OneNote zu führen oder direkt in OneNote).  

 

Transkription 

  • Profitiere von der Transkription Funktion! Das Gesprochene wird mit dieser Anwendung automatisch mit einem Untertitel versehen. Seit November 2021 kannst du dir die Untertitel nun auch innerhalb eines Microsoft Teams Meeting-Fensters statt in einem zweiten Fenster anzeigen lassen. So wird es dir ermöglicht, dem Gesagten zu folgen, ohne zwischen den Untertiteln und der Präsentation wählen zu müssen.  

 

Besprechung sperren

  • Sorry, you’re too late! Diese Anwendung wird häufig für verspätete Teilnehmer eingesetzt. Bei zu spätem Meeting-Eintritt wird der Zugang gesperrt und der Verspätete von der Teilnahme ausgeschlossen.  

 

Bildschirm teilen 

  • Eine weitere und bekannte Anwendung ist die Möglichkeit den Bildschirm zu teilen, sodass alle Beteiligten visuell teilhaben können. Hier solltest du unbedingt darauf achten, welches Fenster du genau teilst, um nicht Gefahr zu laufen private, sensible oder vertrauliche Informationen ungewollt preiszugeben 

 

Cloud für Umfragen in Teams 

  • Interaktive Meetings für mehr Aufmerksamkeit: Umfragen! Für Antworten aus offenen Textumfragen während Teams-Besprechungen steht dir jetzt Cloud zur Verfügung. Diese sammelt die Antworten und gibt dir zusätzlich einen schnellen Überblick über die wichtigsten Textphrasen, die von den Teilnehmern beantwortet wurden. 

 

Reihenfolge der Meldungen  

  • First comes, first serve? Während Meetings kannst du dir nun die Reihenfolge der Meldungen von Meeting-Teilnehmern anzeigen lassen. Klicke hierfür einfach auf das Teilnahmefeld und sehe in welcher Reihenfolge die Handzeichen eingegangen sind. So sorgst du dafür, dass sich Teilnehmer während eines Online-Meetings genauso wahrgenommen fühlen, wie während eines Termins in Präsenz  

3. Nach dem Meeting 

Anwesenheit 

Für jedes Meeting wird im Nachgang eine Teilnehmerliste mit der exakten Teilnahmedauer des Einzelnen erstellt. Zudem werden alle im Meeting getätigten Notizen, geteilte Dateien etc. gesammelt und in dem Termin gespeichert. Sollten Informationen, Dokumente etc. anschließend benötigt werden, findest du diese im entsprechenden Termin. 

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