Microsoft 365 Backup: Darauf solltest du achten!

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Wann ist ein Microsoft 365 Backup eigentlich notwendig und worauf muss man dabei achten? Wir geben zu, es gibt möglicherweise interessantere Themen als das Thema Backup, aber es ist eines der wichtigsten überhaupt, da eine Menge von deinen Daten abhängt. 

Täglich produzieren wir alle über Microsoft-365-Anwendungen wie Teams, OneNote und SharePoint, aber auch Datensilos wie Salesforce, HubSpot, Bexio, Dropbox etc. sehr viel Datenmaterial. Dabei gehen wir häufig davon aus, dass dieses Datenmaterial „irgendwo“ sicher und dauerhaft gespeichert wird. Allerdings machen wir uns nur wenig Gedanken darüber, ob unsere Annahmen tatsächlich der Realität entsprechen. Zudem denken wir an unvorhersehbare Szenarien wie Hacker-Angriffe, aber auch Vorfälle nicht-menschlicher Natur wie Naturkatastrophen eher selten. Microsoft hat klare Regelungen zur Datensicherung aufgestellt. Kai und Andreas empfehlen dringlichst, sich mit diesen Vorschriften auseinanderzusetzen. So kann Datenverlust vermieden werden. 

In diesem Beitrag und in folgendem Video haben wir alle nötigen Infos zum Backup in Microsoft 365 für dich zusammengestellt. 

OUT-OF-THE-BOX

Viele Microsoft Produkte haben bereits integrierte Funktionen zur Datensicherung. Bei Exchange und Outlook beispielsweise kann man unter dem Menüpunkt „Gelöschte Elemente vom Server wiederherstellen“ Gelöschtes wieder verfügbar machen. Auch bei SharePoint ist es über die Versionierung möglich Daten -bis zu einem bestimmten Zeitraum- wiederherzustellen. Sogar bei Outlook lassen sich Mails -hier ebenfalls nur innerhalb eines bestimmten Zeitraums- wieder verfügbar machen. Kalendereinträge hingegen nicht. Weitere Beispiel für bereits integrierte Sicherungsmöglichkeiten werden im oberen Video erwähnt.

 

ANFORDERUNGEN AN DIE DATENSICHERUNG

Von Backup in Microsoft 365 erwarten wir, dass sie unsere Daten JEDERZEIT, SCHNELL und LANGFRISTIG wiederherstellen können. Du solltest allerdings vorab festlegen, welche Daten genau und auf welche Weise gesichert werden sollen, beispielsweise nur E-Mails, Dokumente oder das ganze Postfach.

 

WANN IST EIN BACKUP NOTWENDIG?

Die kurze Antwort lautet: immer! Es gibt unterschiedliche Szenarien, die zum Datenverlust führen. Angefangen vom menschlichen Versagen (Dokumente gelöscht, Postfach gelöscht, Dokument falsch bearbeitet oder überspeichert), bis hin zu Angriffsszenarien, wie Ransomware, oder technischem Versagen (z.B. Serverausfälle). Dabei ist es wichtig zu wissen, welche Möglichkeiten und wie man sich auf einen möglichen Datenverlust vorbereitet. Auch hier empfehlen wir euch für mehr Infos unser Video anzuschauen für einen umfassenden Überblick.

 

AUFBEWAHRUNGSZEITRAUM

Gerne wird bei Backup-Angeboten schnell das Gesamtpaket mit automatischer Sicherung aller Daten gewählt, dies solltest du -vor allem im Hinblick auf die DSGVO / VDSG- mit Vorsicht in Anspruch nehmen. Stelle dir vor, du hast einen Bewerbungsprozess am Laufen und musst, gemäß den Datenschutzrechtlinien, im Anschluss alle eingegangenen Bewerbungen löschen. Hast du jedoch eine Backup-Option gewählt, die alle Daten automatisch sichert, kann es schnell zu Problemen kommen.

Wie du siehst, ist das Thema Backup ein sehr komplexes und wichtiges Thema. Wenn du Unterstützung dabei brauchst oder andere Anliegen im Bereich Microsoft 365, Azure und Co. hast, dann vereinbare einfach hier einen Termin mit unseren Experten! Sie freuen sich darauf, dir unter die Arme zu greifen!  

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Andreas Schweizer
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