Dateien sicher versenden – Darauf solltest du achten!

Wir widmen uns heute einem ganz wichtigen Thema und zwar haben wir uns in unserem letzten 365talk mit dem Thema Datenschutz & Datensicherheit beschäftigt und hier folgt die Zusammenfassung der wichtigsten Aspekte.

Du willst wichtige Dokumente oder Dateien sicher versenden und weißt nicht wie? Dann bist du hier genau richtig. Vor allem Dokumente wie Patenten oder kund*innenbezogene Dateien sollten nur auf sicherem Wege ausgetauscht werden. 

In diesem Blogbeitrag erfährst du, wie du mit Microsoft 365 Tools, wie Outlook, OneDrive, Teams und SharePoint, Daten innerhalb und außerhalb des eigenen Unternehmens sicher austauschen sowie sicher an gemeinsamen Dokumenten arbeiten kannst. 

 

Dateien Teilen in Word

Liegt dein Word-Dokument in OneDrive oder SharePoint kannst du mit der Funktion „Teilen“ dein Word-Dokument mit anderen Personen teilen. Diese können wiederrum direkt am selben Dokument arbeiten, Änderungen vornehmen etc. – dies kannst du individuell einstellen. Hierfür eignen sich verschiedene Optionen, wie z.B. „Änderungen nachverfolgen“, besonders gut. So haben alle Beteiligten den Überblick über alle vorgenommenen Änderungen. Nach dem Teilen bekommt der Empfänger oder die Empfängerin eine Benachrichtigung und hat über einen Link Zugriff auf das Dokument. Die Datei selbst wird nicht per Mail versendet und eine Zwei-Faktor-Authentifizierung schafft zusätzliche Sicherheit. 

Tipp: Das gleiche Prinzip lässt sich auch auf SharePoint und OneDrive anwenden 

Achte stets darauf, welche Berechtigungen du mit wem teilst und versichere immer, dass du nie Dateien oder Ordner mit Unbefugten teilst! 

 

Dateien teilen in Teams  

 

Um Dateien in Teams zu teilen, gibt es zwei verschiedene Möglichkeiten: 

1. Gäste in Teams einladen: Du kannst einen Gast-Zugriff für ein Team freischalten und innerhalb dieses Teams deine Dateien teilen. Aber Vorsicht: Um Fehler zu vermeiden, bedarf dieses Vorgehen definitiv einer Schulung!   
2. Chat in Teams: Auch über die Chat-Funktion kannst du Dateien in Teams teilen. Aber aufgepasst, es kann sein, dass du diese Funktionen nur mit organisationsinternen Mitglieder*innen nutzen kannst.
   
   
   

Dateien teilen in Outlook 

 

Solltest du deine Dateien über Outlook teilen, solltest du unbedingt darauf achten deine Mails zu verschlüsseln, zu signieren oder bevorzugt einen Link anstelle einer Datei zu teilen.  

 

E-Mail verschlüsseln: In Outlook kannst du deine E-Mail entweder einfach verschlüsseln oder zusätzlich auswählen, dass der Empfänger oder die Empfängerin die E-Mail auch nicht weiterleiten dürfen. Somit kann die Nachricht zwar gelesen werden, allerdings weder weitergeleitet, gedruckt oder kopiert werden.  

 

E-Mail signieren: Denke daran, dass das Signieren einer Mail lediglich die Echtheit deiner Mail bzw. dich als Sender bestätigt. Für die Inhalte deiner Mail bietet diese Option keinen zusätzlichen Schutz! 

 

Allgemeine Tipps

Für mehr Sicherheit von unseren beiden Experten: 

• Mehrstufige Authentifizierung nutzen 
• Benutzer*innen schulen 
• E-Mails verschlüsseln 
• Sicherheitsoptionen lesen und anpassen 

 

Das war unsere Zusammenfassung und jetzt weißt du, wie du Dateien sicher versenden kannst. Wenn du dir den gesamten 365talk Livestream anschauen magst, folgt hier noch das Video für dich. Schau dir auch hier an, welche weiteren Folgen dich alle zwei Wochen erwarten.

Video: Dateien sicher versenden

https://youtu.be/zaXMi9jxelI